接客従業者の年齢・国籍・在留資格を確認する手順

客に接する前に書類で確認する

確認は、客に接する業務へ就かせる前に行います。体験入店で1日だけ席に付いてもらう場合も、客に接する以上は同じ扱いです。「本入店が決まってから」という順番だと、確認前に接客させたことになります。

本人の口頭説明ではなく、内閣府令で定める書類により確認します。日本語が流暢である、日本の住所である、といった理由で省略できるものではなく、対象は接客従業者全員です。

• 体入の受け入れ前に確認する担当者を決める
• 生年月日と国籍を公的な書類で確認する
• 確認が済むまで席に付けない運用にする
• 確認できない場合の対応を決めておく

在留カードは表面と裏面の両方を見る

表面では、在留資格の種類、在留期間の満了日、就労制限の有無の欄を確認します。就労制限のない在留資格であればこの欄で判別できます。

裏面には資格外活動許可欄があります。表面が就労不可でも、許可の内容によって扱いが変わるため、許可の有無だけでなくその内容まで読みます。表面だけを写して裏面を見ていないのが、実務で最も多い抜けです。写しは両面そろえて残します。

• 表面：在留資格・在留期間の満了日・就労制限の有無
• 裏面：資格外活動許可の有無とその内容
• 写しは両面をそろえる
• 判断に迷う場合は出入国在留管理局や専門家へ確認する

確認記録を名簿とセットで保存する

名簿の欄を埋めるだけでは足りません。確認した事項と確認をした年月日を記載し、確認に用いた書類の写しを名簿に添付して保存します。電磁的な名簿の場合も、写しやスキャン画像を本人の記録と照合できる形で保存します。

記録は、その従業者が退職した日から起算して3年を経過する日まで保存します。退職と同時に処分すると保存義務を満たせません。在籍者と退職者でファイルを分けるのは構いませんが、処分は3年後です。

法令が求めているのは確認事項と確認年月日ですが、実務では確認した担当者名まで残すと、担当が代わった後に「これは誰がやった確認か」で止まらずに済みます。

• 確認した事項と確認年月日を記載する
• 確認に用いた書類の写しを本人の記録と結び付ける
• 退職日から3年間保存する
• 確認した担当者名も残す

在留期限を一覧で管理し、期限前に再確認する

採用時に取った写しは、その時点のものでしかありません。在留期間には満了日があり、更新されれば新しい期限に変わります。事故が起きやすいのは採用時の確認漏れより、期限切れに気づかないまま勤務を続けさせることです。

全員分の名簿を毎月めくる運用は続きません。期限のある人だけを満了日の近い順に並べた一覧を持ち、声をかける区切りを決めておきます。更新後は新しいカードで再確認し、写しを差し替えます。

更新の申請中で結果が出ていない場合の扱いは、在留資格や申請の状況によって変わります。本人から状況を聞き取り、そのやり取りも記録に残したうえで、判断に迷う場合は出入国在留管理局や専門家へ確認します。

• 期限のある人だけを別の一覧にする
• 満了日の順に並べる
• 声をかける残り日数の区切りを決める
• 更新後に写しを差し替えて確認年月日を更新する