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顧客・売掛管理

ホストクラブの売掛・前入金台帳のつくり方

売掛を続けるか前入金へ移すかにかかわらず、店が把握しておくべき項目は同じです。誰に、いくら、どんな条件で、どう説明し、どう連絡したかを台帳の項目として決め、担当者の記憶とスマホに残さない形にします。

シグナビ編集部

台帳に持つ項目を先に決める

自由記述のメモではなく、項目として保存します。項目が決まっていないと、担当者ごとに残す内容が変わり、後から比較も集計もできません。担当が辞めた後に経緯を追えるかどうかは、この設計で決まります。

担当が個人的に立て替えた分も、客から見れば支払う立場は同じです。店の帳簿に売掛金として載せるかどうかとは別に、誰がいくら立て替えているかを台帳側で把握できる状態にします。

  • 対象の客と担当者
  • 金額と発生日
  • 支払条件（期日・分割の有無）
  • 客へ説明した内容と説明日
  • 注文と提供の記録との対応

客ごとに上限と支払期日を設定する

客ごとに金額の上限を決め、上限に近づいた時点で店長が気づける形にします。金額が膨らむほど回収の圧力が上がるため、上限は客を守る仕組みであると同時に、従業員へ無理な連絡をさせないための仕組みでもあります。

期日は「次に来たとき」ではなく日付で決め、店側と客側が同じ日付を認識している状態にします。期日が明確なら、その日までは催促する必要がなくなり、連絡の回数そのものが減ります。

  • 客ごとの上限額と現在の残高
  • 上限に近づいたときの確認担当者
  • 支払期日と経過日数
  • 期日を延ばした場合の記録

回収連絡は文面と送信履歴を店で管理する

回収の連絡を個人の裁量に任せず、店として文面のテンプレートを用意します。詰める言葉が出てこない文面を先に決めておけば、担当者ごとの言い方の差が小さくなります。

誰が、いつ、どの文面で連絡したかを記録します。送信内容が残っていない状態は、後から店側が説明する材料を持たないことを意味します。連絡の頻度と時間帯も店のルールとして決めます。

  • 店で用意した文面から選ぶ
  • 送信日時と送信者を残す
  • 連絡の回数と時間帯の上限を決める
  • 客から支払いの申し出があった内容も記録する

前入金は残高として管理する

前入金は債権ではなく預かり金なので、使い切るまで店が残高を負い続けます。入金、消化、残高を同じ台帳で追えないと、「まだ残っているはず」「もう使い切っている」の水掛け論になります。

預かりは店の口座と店の台帳で受けます。担当者個人の口座で受けている状態は、店長が残高を把握できず、担当が辞めた時点で経緯が分からなくなります。返金を求められた場合の対応も難しくなります。

  • 入金日と入金額
  • どの来店でいくら消化したか
  • 現在の残高
  • 返金を求められた場合の対応手順

確認チェックリスト

  • 誰に・いくら・いつ発生したかを項目で保存している
  • 客ごとの上限額を設定している
  • 支払期日を日付で記録している
  • 客へ説明した条件を残している
  • 回収連絡の文面と送信履歴を店で管理している
  • 前入金の入金・消化・残高を追える
  • 預かりを店の口座と台帳に載せている

参考資料

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